Politique de gestion contractuelle

Pour consulter le règlement concernant la Politique de gestion contractuelle de la MRC de Montmagny, veuillez cliquer sur le lien suivant:

Règlement no 2018-91

 


 

En lien avec l’article 961.4 du Code municipal, la MRC de Montmagny a listé les fournisseurs qui ont fait l’objet de contrats (ou dépenses) de plus de 25 000 $:

Liste 2017
Liste 2018

 


PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L’EXAMEN DE PLAINTES EN MATIÈRE DE CONTRATS PUBLICS

À l’égard des contrats attribués à partir du 25 mai 2019, une municipalité doit:

  • Si elle désire procéder de gré à gré en accordant un contrat à un « fournisseur unique » lorsque la dépense est égale ou supérieure au seuil décrété par le ministre:

     –  Publier un avis d’intention sur le système électronique d’appel d’offres (SEAO); et
    –  Permettre à toute personne intéressée de formuler son intention de contracter avec elle, malgré la publication de l’avis d’intention.

  • Lorsque le contrat doit être attribué à la suite d’une demande de soumissions publique, respecter les dispositions prévoyant un processus de plainte.

De façon générale, il faut retenir que:

  • Dans tous les cas, la personne intéressée doit préalablement s’adresser à la MRC par voie électronique; et
  • En cas d’insatisfaction de la réponse reçue (ou en cas d’absence de réponse), la personne intéressée peut alors requérir l’intervention de l’Autorité des marchés publics.

Voici donc la procédure adoptée par le Conseil de la MRC de Montmagny le 14 mai 2019:

Résolution du Conseil des maires de la MRC de Montmagny

  • CONSIDÉRANT que le projet de loi no 108, Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics (L.Q. 2017, c. 27) [ci-après :  La Loi], a été sanctionné le 1er décembre 2017;
  • CONSIDÉRANT que suite à cette sanction et conformément à l’article [938.1.2.1 du Code municipal du Québec (ci-après : CM)], une municipalité doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publique ou de l’attribution d’un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique;
  • CONSIDÉRANT que la municipalité souhaite adopter une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat;

2019-05-18                IL EST PROPOSÉ PAR : MME CHANTAL CÔTÉ 
                                                         APPUYÉ PAR : M. ALAIN TALBOT

                                   ET UNANIMEMENT RÉSOLU

QUE la présente procédure soit adoptée :

ARTICLE 1      PRÉAMBULE

Le préambule fait partie intégrante de la présente procédure.

ARTICLE 2      OBJECTIF DE LA PROCÉDURE

La présente procédure vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la MRC de Montmagny dans le cadre d’un  processus d’adjudication ou d’attribution d’un contrat visé.

ARTICLE 3      INTERPRÉTATION

À moins de déclaration expresse à l’effet contraire ou résultant du contexte ou de la disposition, les expressions, termes et mots suivants ont, dans la présente procédure, le sens et l’application que lui attribue le présent article :

Contrat visé :   Contrat pour l’exécution de travaux ou pour la fourniture d’assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, que la MRC peut conclure comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique applicable.

Processus d’attribution :  Tout processus visant à attribuer de gré à gré un contrat visé avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services demandés, conformément à l’article 938.0.0.1 du CM.

Responsable désigné :  Personne chargée de l’application de la présente procédure.

SEAO :   Système électronique d’appel d’offres visé à l’article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics.

 ARTICLE 4      APPLICATION

L’application de la présente procédure est confiée à la directrice générale.

Cette personne est responsable de recevoir les plaintes de même que les manifestations d’intérêt, de faire les vérifications et analyses qui s’imposent et d’y répondre dans les délais requis par la loi.

ARTICLE 5    PLAINTES FORMULÉES À L’ÉGARD D’UN PROCESSUS D’ADJUDICATION

5.1        Intérêt requis pour déposer une plainte

Seul une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d’adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus.

5.2        Motifs au soutien d’une plainte

Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d’adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus lorsqu’elle considère que les documents de demande de soumissions publique :

.    prévoient des conditions qui n’assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents; ou
.    prévoient des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou
.    prévoient des conditions qui ne sont pas conformes au cadre normatif de la MRC de Montmagny.

5.3        Modalités et délai de transmission d’une plainte

Toute plainte doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l’adresse courriel suivante :  mrc@montmagny.com.

Elle doit être présentée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics disponible sur son site Internet.

Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO.

5.4        Contenu d’une plainte

Une plainte doit contenir les informations suivantes :

.    Date;
.    Identification et coordonnées du plaignant :

  • nom
  • adresse
  • numéro de téléphone
  • adresse courriel

.    Identification de la demande de soumissions visée par la plainte :

  • numéro de la demande de soumissions
  • numéro de la référence SEAO
  • titre

.    Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte;
.    Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte;
.    Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics.

5.5        Critères de recevabilité d’une plainte

Pour qu’une plainte puisse faire l’objet d’un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes :

a.  Être transmise par une personne intéressée au sens de l’article 5.1;
b.  Être transmise par voie électronique au responsable désigné;
c.  Être présentée sur le formulaire déterminé par l’Autorité des marchés publics en vertu de l’article 45 de la Loi;
d.  Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO;
e.  Porter sur un contrat visé;
f.  Porter sur le contenu des documents de demandes de soumissions disponibles dans le SEAO au plus tard deux (2) jours avant la date limite de réception des plaintes;
g.  Être fondée sur l’un des motifs énumérés à l’article 5.2 de la présente procédure, tout autre motif n’étant pas considéré dans le cadre de l’analyse.

5.6        Réception et traitement d’une plainte

Sur réception d’une plainte, le responsable désigné procède à l’examen de celle-ci conformément à la présente disposition.

Il s’assure de l’intérêt du plaignant au sens de l’article 5.1.

S’il juge que le plaignant n’a pas l’intérêt requis, il l’avise sans délai en lui transmettant un avis à cet effet.

Après s’être assuré de l’intérêt du plaignant, il fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d’une première plainte.

Il s’assure que les autres critères de recevabilité prévus à l’article 5.5 sont rencontrés.

S’il juge que la plainte est non-recevable en vertu de l’article 5.5. c) de la présente procédure, il avise sans délai le plaignant en lui transmettant un avis à cet effet.

Il convient, avec le responsable de l’appel d’offres ou avec le service requérant, des vérifications qui doivent être effectuées afin d’analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte.

Dans le cadre du traitement de la plainte, le responsable désigné peut s’adjoindre les services de ressources externes.

Il doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la plainte est fondée, accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite.  Dans le cas contraire, il doit rejeter la plainte.

5.7        Décision

Le responsable désigné doit transmettre la décision au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue.  Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée.  Ce nouveau délai est publié dans le SEAO.

Dans les cas où plus d’une plainte pour une même demande de soumissions sont reçues, le responsable transmet les décisions au même moment.

Au besoin, le responsable désigné reporte la date limite de réception des soumissions pour qu’un délai minimum de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de la décision.  Ce nouveau délia est publié dans le SEAO.

La décision doit indiquer au plaignant qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l’article 37 de la Loi, une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.

Le responsable désigné fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO.

ARTICLE 6    MANIFESTATIONS D’INTÉRÊTS ET PLAINTES FORMULÉES À L’ÉGARD D’UN PROCESSUS D’ATTRIBUTION

 6.1        Motif au soutien d’une manifestation d’intérêt

 Une personne peut manifester son intérêt à l’égard d’un contrat faisant l’objet d’un avis d’intention lorsqu’elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis publié dans le SEAO.

6.2        Modalité et délai de transmission d’une manifestation d’intérêt

Toute manifestation d’intérêt doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l’adresse courriel suivante :  mrc@montmagny.com.

Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié dans le SEAO.

6.3        Contenu d’une manifestation d’intérêt

La manifestation d’intérêt doit contenir les informations suivantes :

.   Date;
. Identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec la municipalité :

  • nom
  • adresse
  • numéro de téléphone
  • adresse courriel

.   Identification de l’avis d’intention publié dans le SEAO :

  • numéro de contrat
  • numéro de référence SEAO
  • titre

.  Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l’avis d’intention.

6.4        Critères d’admissibilité d’une manifestation d’intérêt

Pour qu’une manifestation d’intérêt puisse faire l’objet d’un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes :

  1. Être transmise par voie électronique au responsable désigné;
  2. Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite fixée dans l’avis d’intention publié dans le SEAO;
  3. Porter sur un contrat visé;
  4. Être fondée sur le seul motif énuméré à l’article 6.1 de la présente procédure.

6.5        Réception et traitement de la manifestation d’intérêt

Sur réception d’une manifestation d’intérêt, le responsable désigné procède à l’examen et à l’analyse de celle-ci conformément à la présente disposition.

Il s’assure que les critères d’admissibilité prévus à l’article 6.4 sont rencontrés.

Il convient, avec le responsable du contrat ou le service requérant concerné par l’avis d’intention, des vérifications qui doivent être effectuées afin de s’assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis.

Dans le cadre du traitement de la manifestation d’intérêt, le responsable désigné peut s’adjoindre les services de ressources externes.

Le responsable désigné doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, accepter la manifestation d’intérêt et recommander de ne pas conclure le contrat de gré à gré.  Dans le cas contraire, le responsable désigné recommande de poursuivre le processus d’attribution avec le fournisseur unique.

6.6        Décision

Le responsable désigné doit transmettre la décision à la personne qui a manifesté son intérêt par voie électronique au moins sept jours avant la date prévue dans l’avis d’intention pour la conclusion du contrat.

Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d’autant de jours qu’il en faut pour le respecter.

La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu’il dispose d’un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l’article 38 de la Loi, une plainte auprès de l’Autorité des marchés publics.

ARTICLE 7      ENTRÉE EN VIGUEUR ET ACCESSIBILITÉ

La présente procédure entre en vigueur le 25 mai 2019.

Dès son entrée en vigueur, la MRC de Montmagny la rend conformément à l’article 938.1.2.1 CM accessible en tout temps en la publiant sur son site Internet.

ADOPTÉ

PLAINTE À LA MUNICIPALITÉ PAR VOIE ÉLECTRONIQUE
DÉCISION DE LA MUNICIPALITÉ OU ABSENCE DE DÉCISION
PLAINTE À L’AMP SI INSATISFAIT DE LA RÉPONSE 
DE LA MUNICIPALITÉ OU SI AUCUNE RÉPONSE
REJET OU ACCEPTATION DE LA PLAINTE PAR L’AMP
(À TITRE PRÉLIMINAIRE)
OBSERVATIONS DE LA MUNICIPALITÉ*
REPORT DU DÉLAI POUR LA RÉCEPTION DES SOUMISSIONS
OU POUR LA CONCLUSION DU CONTRAT (AU BESOIN)
RECOMMANDATION À L’AMP

La municipalité doit, sans délai, faire part de ses observations à l’AMP et lui transmettre, le cas échéant, copie des motifs au soutien de sa décision concernant la plainte ou la manifestation d’intérêt qu’elle a traitée.  L’AMP dispose de dix (10) jours à compter de la réception des observations de la municipalité pour rendre sa décision.

Pour remplir le formulaire pour déposer une plainte, veuillez cliquer ici.